Perangkat Lunak Penjadwalan Online Versus Microsoft Outlook – Perbedaannya ada pada Fungsionalitas

Online

Ketika datang ke komunikasi e-mail dan kantor, beberapa aplikasi sudah familiar seperti Microsoft Outlook. Dari bisnis kecil dan kontraktor independen hingga perusahaan besar, Outlook adalah komponen tepercaya yang diandalkan untuk berbagai transaksi harian. Dan karena sering datang standar dengan banyak komputer sebagai bagian dari Sistem Operasi Microsoft, banyak orang juga menggunakannya untuk tugas-tugas pribadi.

Bagi banyak pengguna, Outlook pokerjingga  identik dengan email. Namun, program ini menawarkan fitur tambahan, seperti Kalender Outlook, yang dapat membantu mengatur jadwal, acara, rapat, dan kegiatan lainnya, baik pribadi maupun profesional. Ini adalah alat yang efektif untuk komunikasi di kantor dan bisnis-ke-bisnis, karena menawarkan pengguna kemampuan untuk membuat, mengelola, dan mengundang individu ke rapat dan acara. Ini juga dapat disinkronkan dengan perangkat seluler dan teknologi lainnya, sehingga pengguna dapat dengan mudah mengaksesnya ketika jauh dari komputer pribadi atau laptopnya.

Karena fungsinya, beberapa bisnis dan organisasi kecil mengandalkan Kalender Outlook untuk kebutuhan penjadwalan dan reservasi mereka. Dalam kasus tertentu, hanya itu yang dibutuhkan. Tetapi dalam sebagian besar keadaan, itu tidak menyediakan berbagai fitur yang diperlukan untuk mengotomatisasi dan merampingkan penjadwalan untuk pelanggan, pasien dan mahasiswa mereka. Untuk tugas-tugas penting ini, solusinya adalah perangkat lunak penjadwalan berbasis web.

CARA OUTLOOK PERBEDAAN KALENDER DARI PERANGKAT LUNAK PENUNJUKAN ONLINE

Salah satu perbedaan yang paling jelas antara perangkat lunak penjadwalan janji temu berbasis web dan Kalender Outlook adalah desainnya. Meskipun digunakan untuk berbagai tujuan, Outlook berfungsi paling baik di lingkungan antar-kantor atau bisnis-ke-bisnis di mana mayoritas komunikasi dan tugas yang dilakukan adalah antara staf, kontraktor, konsultan, dan individu lain yang berafiliasi dengan operasi. Itu memberi administrator kalender kemampuan untuk berbagi, mengirim dan bahkan menerbitkan kalender online. Dalam hal berbagi kalender, izin untuk mengakses kalender diperlukan.

Karena ini adalah kalender, beberapa pemilik, operator dan staf memanfaatkannya untuk layanan penjadwalan dan untuk memesan reservasi. Ada beberapa metode yang dapat mereka terapkan: sebagai penjadwal internal, di mana mereka terus mengambil janji dan reservasi melalui telepon dan kemudian secara manual memasukkannya ke Kalender Outlook; kirim email kalender ke pelanggan, pasien atau pelajar untuk melihat ketersediaan dan pilih waktu janji temu; dan memungkinkan pelanggan untuk mengakses kalender mereka dan memesan janji temu mereka, yang membutuhkan antarmuka Microsoft Exchange (dan juga dapat menimbulkan masalah keamanan yang signifikan).

Meskipun lebih efisien daripada buku dan pena janji temu kertas, fungsi intinya sebagai kalender internal dapat menciptakan masalah bagi bisnis dan organisasi yang ingin mengotomatisasi dan meningkatkan prosedur penjadwalan janji temu mereka. Ini terutama berlaku jika pemilik, administrator, atau staf ingin menawarkan penjadwalan mandiri pelanggan menggunakan Kalender Outlook.

Faktor-faktor yang berkontribusi terhadap hal ini termasuk:

• Konektivitas, Aksesibilitas dan Keamanan. Untuk berinteraksi dengan pelanggan, kedua belah pihak harus memiliki koneksi Outlook Exchange. Ini berbeda dari perangkat lunak penjadwalan janji temu online, yang dapat diakses oleh pelanggan, pasien, dan siswa dari situs web. Sambungan Outlook Exchange menghadirkan banyak tantangan, termasuk masalah keamanan dengan memungkinkan akses dan membatasi jumlah klien yang dapat menggunakan sistem, terutama yang tidak memanfaatkan Outlook. Selain itu, akses ke Kalender Outlook akan memberikan pelanggan pandangan tidak hanya layanan bisnis atau organisasi, tetapi juga barang-barang pribadi, jika operasi tidak membuat kalender terpisah, “hanya layanan”.

• Menjadwalkan “Aturan”. Seperti kalender elektronik lainnya dan aplikasi serupa yang tidak dirancang untuk penjadwalan pelanggan, pasien dan mahasiswa, operator bisnis dan organisasi dapat mengalami kesulitan ketika mencoba untuk memblokir waktu, menetapkan hari terbuka dan tertutup, dan membatasi jumlah janji per slot waktu, hari atau waktu. Bisnis dan organisasi harus memiliki kemampuan untuk mengendalikan dan menyesuaikan setiap hari dari kalender pengangkatannya.

• Penampilan. Kalender Outlook menawarkan beberapa opsi kepada pengguna untuk menyesuaikan tampilannya. Dan pelanggan, klien, pasien, dan pelajar akan segera tahu bahwa apa yang mereka lihat adalah kalender kantor elektronik (jika bisnis atau organisasi mengirim email kalender atau memungkinkan akses ke sana). Ini dapat menghasilkan citra operasi yang kurang profesional.

APA YANG DIBERIKAN PENAWARAN PERANGKAT LUNAK PENJUALAN ONLINE YANG MENAWARKAN OUTLOOK YANG TIDAK

Sebagian besar program penjadwalan janji temu online dikenal sebagai Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS), aplikasi berbasis web yang menyediakan fungsionalitas yang tidak tersedia di Kalender Outlook. Digunakan oleh bisnis dan organisasi, besar dan kecil, penyedia layanan penjadwalan biasanya memungut biaya kecil untuk menggunakan perangkat lunak. Dan mereka dapat diakses dengan cara yang sama seperti perbankan dan email online. Pengguna dapat mengatur dan mengelola akun dan penjadwal mereka hanya dengan masuk dengan nama pengguna dan kata sandi.

Karena janji-dan-reservasi-penjadwalan adalah dasar bagi kebanyakan penjadwal online, mereka umumnya unggul dalam mengidentifikasi kebutuhan spesifik pelanggan mereka. Fungsi yang ditemukan di sebagian besar aplikasi janji temu online meliputi:

• Penjadwalan mandiri online yang aman dan efisien. Klien, pelanggan, pasien, dan siswa dapat memesan dan mengelola janji temu mereka sendiri secara online dalam pengaturan aman yang ditujukan khusus untuk janji temu dan reservasi. Meskipun beberapa penjadwal memungkinkan pengguna untuk memposting informasi pribadi, mereka biasanya memungkinkan mereka untuk memblokirnya juga dan hanya menampilkan informasi yang relevan dengan pelanggan, pasien atau siswa.

• Pengingat e-mail dan pesan teks otomatis. “Tidak muncul” dapat memiliki dampak negatif yang dramatis pada operasi bisnis. Survei telah menunjukkan bahwa pengingat janji temu dapat membantu menguranginya hingga 50 persen. Namun, banyak operator tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk menelepon atau mengirim email kepada klien, pasien atau siswa sebelum jadwal janji mereka. Meskipun bisnis dapat mengonfigurasi Outlook untuk mengirim pengingat email otomatis, mereka harus terlebih dahulu membangun antarmuka dengan klien mereka, seperti yang dinyatakan di atas. Ini berfungsi baik untuk pengingat di kantor, tetapi ini bisa menjadi tantangan untuk mencapai ini dengan pelanggan, pasien, dan siswa. Perangkat lunak penjadwalan janji temu online melakukan ini secara otomatis, terlepas dari apakah seseorang menggunakan Outlook sebagai aplikasi surelnya.

• Pembayaran layanan online. Karena semakin banyak orang mengandalkan Internet untuk menjadwalkan janji temu dan layanan, mereka juga mencari cara untuk membayarnya secara mudah pada saat yang bersamaan. Beberapa penjadwal online menawarkan keuntungan pembayaran aman dengan kartu kredit kepada pelanggan. Mereka juga dapat menawarkan opsi faktur.

• Template yang dapat disesuaikan. Tata letak yang menarik secara visual atau yang memengaruhi situs Web perusahaan dapat menunjukkan bahwa perusahaan merangkul penjadwalan janji temu online dan mendorong pelanggannya untuk memesan secara online melalui situs atau portal Web yang aman. Untuk membantu merancang halaman penjadwalan yang paling sesuai dengan preferensi dan fokus individu mereka, beberapa perangkat lunak penjadwalan memungkinkan pengguna untuk memasukkan skema warna, gambar, logo, dan objek tertentu lainnya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *